يوميات آي تي || كيف بدأت مشوار ادارة قسم الاي تي في شركتي الجديدة || الجزء الثالث

للوصول الى الجزء الأول من الرابط التالي
للوصول الى الجزء الثاني من الرابط التالي

بعد أن وضعت خطة ترتيب القسم مع صاحب الشركة واتفقنا على الموعد المحدد لإنهاء ترتيب القسم وحل كافة مشاكله
قررت البدء بقضايا Microsoft وما لدينا من Licenses  وعقود فوجدت التالي :

جميع أجهزة الحاسب الموجودة في الشركة لديها ويندوز 7 و 10 بالاضافة الى Email Address وهذا الايميل له اشتراك رسمي مع مايكروسوفت

بالنسبة للحواسب فقد قام قسم المشتريات بشرائها أساسا مع نسخة ويندوز إذا لا يوجد مشكلة بها ولكن لاحقا سأعود اليها 

أما بالنسبة الى Office365 فهنا كانت المصائب, كان لدي 225 License من مايكروسوفت  Business premium

وللعلم فإن مايكروسوفت لديها مستويات من الخدمات بامكانك استعراضها واستعراض ميزة كل منها من الرابط التالي

ونظام Microsoft 365كان كالتالي :

– يحق للموظف بأن يستملك نسخة اوفيس يسجل له عليها ايميل باسمه بدومين الشركة ومن هذه النسخة بامكانه تنصيب اوفيس اورجينال على 5 أجهزة مختلفة.
– كانت الشركة تدفع على كل نسخة ما يقارب 25 دولار شهريا
– كل موظف لديه 45 جيجابايت سعة تخزين و45 جيجا بايت يستخدمها كأرشيف اونلاين في حال امتلاء ال45 الاولى
– كما نوهت قبل قليل صاحب النسخة يحق له تنصيب اوفيس 365 على 5 أجهزة يستعملها

ولكن لم يكن هناك إدارة صحيحة لهذه Licenses , فوجدت مثلا عدد من الموظفين لازالوا يملكون Licenseعلماً أن خدماتهم قد أنهيت من الشركة وبعض الموظفين لديهم License دون موافقة رؤوساء الأقسام.
ولم أجد أي فلاتر لايقاف ايميلات السبام أو Polices لادارة أو إشعار الادمن بوجود أي مشاكل كامتلاء المساحة التخزينية مثلا.

كيف بدأت بحل مشاكل Microsoft 365

1- طلبت من فريقي تجهيز قائمة بأسماء الموظفين الذين يملكون License مايكروسوفت
2- اعتمادا على القائمة الرئيسية التي أرسلها لي قسم ال HR قمت بمقارنة الأسماء التي لازالت في الشركة وحددت الأسماء التي يجب أن نوقف تراخيصها
3- طلبت من الفريق بأخذ نسخة احتياطية لايميلات الخاصة بالموظفين الواجب حذف ترخيصها
4- أرسلت الأسماء الى قسم ال HR للتأكيد على أن جميع الموظفين في القائمة ليس لهم أي علاقة في الشركة
5- أرسلت القائمة لرؤساء الأقسام للاطلاع الأخير أو ان كانوا يفضلون ابقاء بعض الايميلات تعمل وتحويلها الايميلات المستقبلة الى ايميل موظف اخر
6- قمنا بحذف باقي الأسماء وبهذه الطريقة أمنت على أن لا أحد من خارج الشركة سيستعمل الايميل لمصلحة شخصية
7- جهزت Policy تقول : أي شخص ترسل له مايكروسوفت إشعارات حول أخطاء ف ايميله فيجب أن أستقبل نسخة منها
8- جهزت Policy للأرشيف اونلاين تقول في حال أراد الآدمن أن يؤرشف ايميل موظف ممتلىء فلا داعي لانشائها يدويا وحددت بأن تؤرشف جميع الايميلات التي تجاوز عمرها السنة
9- جهزت فلاتر السبام
10- أرسلت ايميل رسمي لكل موظفي الشركة يقول :

يحق لأي موظف أن يطلب ايميل رسمي من الشركة في حال موافقة مدير القسم فقط من خلال فورم IT Service request (بامكانك العثور على هذه الطلبات في الجزء الثاني من هذه التدوينة هنا) كما يحق لقسم الاي تي ايقاف ايميل أي موظف يشك بأنه يستعمله لمراسلات شخصية أو أن ايميله يرسل سبام أو فايروسات لباقي الموظفين

11- قمت بإضافة جروب لكل قسم من أقسام الشركة كقسم المحاسبة مثلا أنشأت له جروب finance group فإذا أردت أن أرسل ايميل يخص قسم المحاسبة لا داع لايجاد الايميلات الواحد تلو الاخر فقط أنشئ الجروب وأضف اليه ايميلات قسم المحاسبة وأرسل وسيرسل الايميل لموظفي قسم المحاسبة فقط.

12- أنشأت ايميل رسمي لكل قسم على حدى وأعطيت مدير القسم وموظف اخر صلاحية الدخول اليه وهذه العملية مفيدة جدا في حال أراد قسم ما مخاطبة باقي الأقسام بشكل رسمي أو مخاطبة شركة خارجية كقسم المحاسبة مثال ثاني [email protected]

13- غيرت ال Security settings  بحيث إذا أراد أي شخص إرسال ايميل جماعي لأكثر من موظف فيجب أن يأتي الي أولا للاطلاع والموافقة فقد يكون سبام أو فايروس

14- أرسلت ايميل رسمي الى الHR يقول:

قسم الاي تي لن يوقف تراخيص وخدمات أي موظف تم الاستغناء عنه الا بايميل رسمي من الHR يوضح به أن الموظف الفلاني قد ترك العمل وآخر يوم له في التاريخ المحدد وهذه الطريقة سوف ترفع عن قسمي مسؤولية أي موظف غادر الشركة ولم توقف خدماته

وبهذه الخطوات انتهيت من اعداد Office 365 أمنياً واداريا وسأعود اليه في الأجزاء القادمة لأوضح كيف أضفت الارقام الوظيفية وكيف ربطت ايميل الموظف بدومين الشركة.

الان اطمأننت على  Microsoft 365 وأنها تعمل بكفاءة لذا قررت أخذ قسط من الراحة لبعض الوقت ولكن يا فرحة ما تمت 
اتصل بي مدير أحد الأقسام وكان يتحدث الي بحدة ونبرة صوته عاليه وبدأ يشتكي على فريقي وأن حاسبه لديه مشكلة ولا أحد من الفريق يحلها له وهذه المشكلة عمرها 4 أيام. 
وفوراً قمت بعمل مكالمة جماعية تضم الشخص المسؤول عن القسم ومدير القسم وواجهتهما ببعض وكان الاي تي هو على حق لأن مدير القسم كان يقول للموظف عد بعد قليل أنا مشغول, وأيضا موظف الاي تي كان مخطئاً إذ نسي أن يعود اليه في اليوم التالي.

وهنا بدأت التفكير في كيفية حل المشكلة بشكل جذري يسرع عمليه الاصلاح وبنفس الوقت يحمي فريقي من عدوان باقي الأقسام 

لذا حان وقت نظام الHELP DESK ….

صراحة عدد موظفي الشركة لا يحتاج بناء نظام كامل لل Help Desk ولا يحتاج شراء سوفت وير لتنظيم الطلبات والمشاكل لذا قمت بالاتي :

1- قمت بإنشاء ايميل [email protected]
2- أرسلت الايميل الى جميع موظفي الاي تي حتى يفعلوه على حواسبهم 
3- أرسلت ايميل رسمي رسمي لموظفي الشركة يقول : 

الرجاء من الجميع الموظفين في حال لديك مشكلة أو خدمة جديدة أن تتواصل معنا على الايميل التالي [email protected] وأي طلب يطلب من غير هذا الايميل سيتم تجاهله بشكل تلقائي.

4- أرسلت ايميل رسمي الى فريق الاي تي محتواه : 

الرجاء من جميع أعضاء الفريق تجاهل أي طلب من الشركة في حال وصلكم بأي شكل عدا الايميل الرسمي المخصص وفي حال عدم الالتزام بهذه الطريقة سيعاقب الاي تي بما أراه مناسباً.

مالفوائد التي أستخلصتها من هذه الطريقة : 
أ- أي ايميل ان كان مشكلة أو طلب سيكون موثقاً بايميل رسمي أي بالتاريخ والشخص ونوع الطلب 
ب- حصرت عدد المشاكل التي تأتي للفريق وان كان لديه عمل أو لا فإن كان ايميل الهيلب ديسك فارغاً فهذا يعني أن لا عمل لديهم 
ج- بدأت بتعويد الموظفين وفريق الاي تي على نظام ال Help Desk ففي حال كبر حجم الشركة ليس علي الا تفعيل البرنامج وربطه بايميل الهيلب ديسك وكل شيء سيكون جاهز.

5- بدأت بمراقبة العملية ومحاسبة موظفي الاي تي على التأخير في الرد على اي ايميل كما بدأت بمحاسبة موظفي الشركة عند الارسال الىنا بالطرق الملتوية إن صح التعبير 

وفي خضم الفرحة والاحتفال بانشاء السيستم أتاني اتصال من صاحب الشركة يدعوني الى مكتبه بالسرعة القصوى 

دخلت اليه لأتفاجئ بقراره حول إستئجار طابق جديد في المبنى للشركة ويجب أن يكون جاهزاً خلال مدة أقصاها 20 يوماً 

وهنا بدأت الأسئلة تدور في ذهني حول أهداف صاحب الشركة من استئجار طابق جديد,  فكانت أسئلتي على الشكل التالي : 

س1 – من سينتقل الى الطابق الجديد 
ج1- سيكون الطابق الجديد مقسوما الى نصفين الاول للادارة العليا والثاني لقسمين HR + Finance أي حوالي 20 موظف 

س2- متى سنستلم الطابق الجديد من صاحب المبنى, للمباشرة في التخطيط والعمل 
ج2- خلال مدة أقصاها 5 أيام 

س3- هل لديهم مخطط لتوزيع الطابق أم يجب علينا أن نرسم مخططا جديدا
ج3- هناك مخطط موجود سيسلمه لنا المهندس المسؤول عن البناء 

س4- هل سنغير أي تفاصيل في ديكور الطابق أم نبقيه على نفس الديكور؟
ج4- سنغير كل الديكور وسنزيل جدران ونقسم من جديد 

هنا أصبح لدي فكرة كاملة عن المشروع الجديد وأن جميع نقاط الشبكة الموجودة ستكون بلا فائدة وأنه يجب علينا أن نبدأ شبكة جديدة من الصفر 

كيف بدأت بالتخطيط للطابق الجديد؟ 

1- استلمنا مفتاح الطابق من صاحب المبنى وقمنا بجولة في الطابق كشف سريع وأخذ فكرة 
2- استلمنا مخطط الطابق وأعني بالمخطط كيفية تقسيم المكانب وكيف تمر أسلاك الكهرباء والانترنت وأين يوجد فتحات بين الطوابق لمد الكيبلات يعني بمعنى آر بامكاننا تسمية المخطط معلومات عن المنتج..
3- اجتمعنا مجددا مع صاحب الشركة وقرر كيف سيقسم الطابق وأين سيكون مكتبه والسكرتاريا وباقي الأقسام وحددت مكان الداتا سنتر للطابق وكيف ستكون توزيعة كاميرات المراقبة 
4- اتصلت بالسبلاير المسؤول عن تمديد كيبلات الشبكة وخططنا أين ستكون بورتات الشبكة الجديدة وكيف سنمد الكيبلات الى الكاميرات في الأسقف وطريقة مد الكيبلات من الطابق الجديد الى الداتا سنتر الأساسية
5- اجتمعت بفريق الاي تي وطلبت منهم إنشاء VLAN جديدة للطابق الجديد وعمل Routing بين هذه الVLAN والأخرى التي تعمل عليها السيرفرات وكاميرات المراقبة 
6- تجهيز كيبلات الشبكة وتجهيز طابعات جديدة للأقسام المنقولة 

وبدأ العمل على هذا المخطط وفعلا قمت بتسليم الشبكة بشكل كامل خلال 12 يوم وشغلت الهواتف والكاميرات والانترنت وبقي أن ننقل الموظفين الى الطابق الجديد.

وهكذا نكون قد أغلقنا الجزء الثالث من هذه التدوينة أتمنى أن تكون هذه المعلومات مفيدة لك وسامحني على الاطالة